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Les inventaires : documentation et outils

Bases de données informatisées, inventaire légal et inventaire documentaire

Pierre Dalous

Texte intégral

1La particularité des musées d’Histoire Naturelle est de conserver dans leurs fonds, de grandes quantités d’ob­jets de nature différente. Ces collections sont gé­né­ra­lement organisées par discipline. Jusqu’au début des années 1980, la gestion des collections reposait essen­tiellement sur les connaissances et la mémoire des per­s­onnels des établissements. C’est à ce moment que l’in­formatique fit son apparition dans les musées.

2Au muséum d’Histoire Naturelle de Toulouse, cette ar­rivée s’est traduite par l’acquisition en 1986 du logiciel MODES (Museum Object Data Entry System). Sans être un logiciel de gestion, cette base de données a per­­mis d’effectuer les premières saisies de notices et de s’interroger concrètement sur les grandes problémati­ques auxquelles l’établissement allait être confronté.

3Ainsi un an plus tard, sous l’égide de la Direction des Bibliothèques, des Musées et de l’Information Scientifique et Technique (DBMIST, ministère de l’Éducation nationale), furent mis au point les bordereaux de saisie minimums. Ces bordereaux reflètent bien la vision naturaliste des collections que nous avions à l’é­poque. Du statut administratif, il n’était nullement question ! Nous étions encore loin des fameuses 18 colonnes nécessaires à l’établissement du registre d’in­ventaire réglementaire.

4C’est seulement 10 ans plus tard, qu’eut lieu la migration vers un véritable logiciel de gestion des collections. Deux postes informatiques, chacun équipé d’une ver­sion mono poste de la base de données, furent acquis, l’un consacré aux sciences de la Vie et l’autre aux sciences de la Terre.

Arnaud Malabre, régisseur des collections procède à un contrôle des spécimens.

Arnaud Malabre, régisseur des collections procède à un contrôle des spécimens.

©Muséum de Toulouse/Christian Nitard

5À l’occasion du chantier de rénovation du muséum, avec l’arrivée d’assistants de conservation en charge de la gestion des collections, les bases évoluèrent en version réseau. De plus, une base « Sciences humaines » fit son apparition, plus adaptée aux collections d’ethnographie et de préhistoire. Toutefois la priorité étant donnée à l’ouverture du nouvel établissement, l’activité autour de la base de données resta très faible.

6Ce n’est qu’en 2008, après l’ouverture du muséum, que ce travail fut réellement engagé. Il a commencé par la formation des personnels. Celle-ci a notamment permis de lever le doute concernant le potentiel de nos bases de données tant sur le plan de la gestion que sur celui de la documentation des collections. Ce n’est donc qu’à ce moment que la problématique du récolement et de l’informatisation « massive » des collections fut engagée. Un administrateur prit en charge les relations avec notre fournisseur, l’établissement d’une charte de sai­sie ainsi que la coordination et la vérification des fi­ches. De même, nous adaptions nos numéros d’inven­taire (pour les enregistrements rétrospectifs) aux pré­co­nisa­tions afin d’éviter la possibilité de doublons, ce qui permettait de continuer à pouvoir travailler simultanément sur les différentes bases. La multiplication des utilisateurs sur les trois bases ainsi que la participation temporaire de stagiaires et « saisonniers » fit apparaître encore de nombreuses différences quant à la saisie des données.

7Ceci se confirma lors de la fusion et de la juxtaposition des deux bases de sciences naturelles. Ce fut alors l’occasion d’homogénéiser un certain nombre de thésaurus (lieux, personnes, taxonomie, localisations…) ainsi que leurs hiérarchies respectives.

8À l’heure actuelle nous fonctionnons encore avec deux bases de données, d’un même fournisseur, mais présentant des spé­cificités propres. Les données administratives, no­tam­­ment celles concernant le mode et la date d’entrée dans les collections du musée, sont souvent difficiles à documenter et ce n’est qu’au coup par coup que nous arrivons à préciser ces informations. En effet, trop peu d’archives ont été dépouillées et aucun vrai cahier d’inventaire n’existe. Nous trouvons par contre plusieurs catalogues de collections, des registres d’en­trées et des cahiers de laboratoire. L’ensemble de l’his­torique du muséum n’est pas totalement documenté et souvent de manière irrégulière. C’est jusqu’à la veille de la Première Guerre mondiale que nous trouvons le plus d’archives, les collections étant toutefois documentées de manière plus ou moins précise suivant les disciplines. Par la suite et ce pendant deux décennies, ce n’est pratiquement que grâce au pré­parateur (Philippe Lacomme) qui nota parfois avec une précision extrême son activité que nous arrivons à documenter les collections. Enfin, Gaston Astre publia, à la fin des années 1940, l’histoire de l’établissement.

9Le récolement décennal a permis une mise à jour des bases informatiques. Ces bases correspondent à notre inventaire documentaire « dynamique ». L’inventaire réglementaire « immuable » est un extrait de ces bases de données reprenant seulement les objets patrimoniaux ainsi que les informations correspondant aux 18 colonnes « traditionnelles ». Cette phase est actuellement en cours et doit permettre, d’ici la fin de l’année 2014, l’édition de notre premier véritable inventaire réglementaire.

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Table des illustrations

Titre Arnaud Malabre, régisseur des collections procède à un contrôle des spécimens.
Crédits ©Muséum de Toulouse/Christian Nitard
URL http://ocim.revues.org/docannexe/image/1383/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 2,2M
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Pour citer cet article

Référence électronique

Pierre Dalous, « Bases de données informatisées, inventaire légal et inventaire documentaire », La Lettre de l’OCIM [En ligne], 153 | 2014, mis en ligne le 25 juin 2016, consulté le 23 novembre 2017. URL : http://ocim.revues.org/1383 ; DOI : 10.4000/ocim.1383

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Auteur

Pierre Dalous

Conservateur du patrimoine au muséum d’Histoire naturelle de Toulouse

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Droits d’auteur

Tous droits réservés

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